Regelmäßig sind die Anredeformen "Frau" bzw. "Herr" anzuwenden, auch dann, wenn dem Namen eine Amts- oder Funktionsbezeichnung oder ein Titel vorangesetzt wird. Die Anredeform "Fräulein" ist grundsätzlich nur auf ausdrücklichen Wunsch zu verwenden.

Die Anrede "gnädige Frau" ist keine Bezeichnung des dienstlichen, sondern des gesellschaftlichen Verkehrs. Es ist eine Sache des Einzelnen, ob er von dieser besonderen Höflichkeitsform Gebrauch machen will.

Bei weiblichen Personen ist die Amts-, Funktions- oder Berufsbezeichnung oder der Titel grundsätzlich in der weiblichen Form zu verwenden. Es heißt also z. B. "Frau Präsidentin", "Frau Regierungsrätin" usw.

Bei der Nutzung elektronischer Post gelten grundsätzlich die gleichen Empfehlungen. Je nach Adressat und Anlass empfiehlt sich allerdings eine Prüfung, ob anstelle einer E-Mail ein persönlich unterschriebener Brief vorgezogen werden sollte.

Im Schriftverkehr mit dem Ausland und bei Gesprächen im Ausland sind die Vorschriften des jeweiligen Landes zu beachten; dies gilt insbesondere bei Mitgliedern ausländischer Adelsfamilien.

Offizieller Charakter und Höflichkeitsgründe

Mit abnehmendem Grad des offiziellen Charakters eines Schreibens bzw. Gesprächs kann auf Amts- und Berufsbezeichnungen, Titel, akademische Grade und Prädikate zugunsten der Anredeform "Frau" bzw. "Herr" verzichtet werden. Bei den Mustern wurde insbesondere der Charakter von offiziellen Anlässen zugrunde gelegt. 

Aus Höflichkeitsgründen können besondere Anredeformen angebracht sein, z. B. die Verwendung einer reinen Funktionsbezeichnung, wie "Frau Vorsitzende". Für die Anwendung der Höflichkeitsform lassen sich keine generellen Regeln aufstellen; maßgebend sind die Umstände des Einzelfalles. 

Die schriftliche Anrede beginnt in der Regel mit einer Höflichkeitsformel ("Sehr geehrte/r").

Amtsbezeichnungen, Titel und Prädikate

Grundsätzlich kommt eine Verwendung von Amtsbezeichnungen, Titeln, Prädikaten usw. nur insoweit in Betracht, als sie dem Empfänger bzw. Gesprächspartner zustehen, üblich sind und von unserer staatlichen Ordnung anerkannt werden.

Ehegatten haben nur auf die jeweils selbst erworbenen Bezeichnungen Anspruch.

Das Amt ist in der schriftlichen und mündlichen Anrede nicht näher zu spezifizieren; der Bundesminister des Innern wird z.B. als "Herr Bundesminister / Herr Minister" angeredet. 

In der mündlichen (ggf. auch in der schriftlichen) Anrede wird bei langen Amtsbezeichnungen, Titeln usw. gern einer Kurzform Vorzug vor deren vollem Wortlaut gegeben; beispielsweise ist die Anrede "Herr Präsident" für den Präsidenten des Bundesverfassungsgerichts, die Anrede "Frau Abgeordnete" für ein weibliches Mitglied des Deutschen Bundestages üblich. 

Bei mehreren Amts-/ Funktionsträgern einer Gruppe kann auf die mündliche und schriftliche Anrede "Herren" / "Frauen" verzichtet werden: z. B. "Sehr geehrte Staatssekretärinnen und Staatssekretäre". Im Bereich der Bundeswehr werden die unterschiedlichen Generals- bzw. Admiralsdienstgrade nur mit "Herr General" bzw. "Herr Admiral" angeredet, nicht mit "Herr Brigadegeneral" oder "Herr Konteradmiral".

Anrede von Ordensangehörigen

Hinweise für die Anrede von Ordensangehörigen haben wir im Ratgeber für Anschriften und Anreden bewusst nicht aufgenommen. Je nach Orden und Regularien sind die Unterschiede zu groß, als dass wir eine aussagekräftige Darstellung im Ratgeber hätten gewährleisten können. Daher empfehlen wir im jeweiligen Fall eine direkte Recherche oder ggf. Anfrage an den betreffenden Orden.